Apa Itu Whistleblowing System dan Mengapa Perusahaan Membutuhkannya?

Tidak semua masalah di dalam perusahaan selalu terlihat oleh manajemen. Ada kalanya karyawan mengetahui adanya pelanggaran, konflik kepentingan, tindakan yang tidak sesuai prosedur atau permasalahan lain di lingkungan kerja. Namun, mereka memilih untuk diam. Bukan karena masalah tersebut tidak penting, tetapi karena tidak tahu harus menyampaikannya melalui saluran apa atau merasa khawatir dengan konsekuensi setelah membuat laporan.

Kondisi tersebut menjadi salah satu alasan mengapa perusahaan membutuhkan Whistleblowing system (WBS). WBS bukan sekadar kanal pengaduan. Secara sederhana, whistleblowing system adalah sistem atau mekanisme yang memungkinkan seseorang menyampaikan informasi mengenai dugaan pelanggaran atau permasalahan tertentu di dalam organisasi melalui saluran pelaporan yang disediakan perusahaan.

Seiring dengan berkembangnya operasional perusahaan, kebutuhan terhadap sistem pelaporan secara internal yang terstruktur juga semakin penting. Perusahaan tidak hanya membutuhkan mekanisme untuk menerima laporan mengenai dugaan pelanggaran, tetapi juga cara untuk menerima masukan, keluhan, maupun informasi dari karyawan dan memastikan setiap laporan dapat ditindaklanjuti.

Berdasarkan kebutuhan tersebut, Global Infotech Solution memperkenalkan GIS SpeakUp. Platform ini merupakan platform pelaporan digital internal yang memungkinkan karyawan menyampaikan saran, masukan, keluhan, maupun dugaan pelanggaran secara aman dan terdokumentasi. Sistem ini juga menyediakan pilihan bagi pelapor untuk menggunakan identitasnya ataupun melakukan pelaporan secara anonim.

Mengapa Karyawan Tidak Selalu Berani Melaporkan Masalah?

Memiliki kebijakan perusahaan yang melarang pelanggaran tidak selalu berarti seluruh karyawannya akan berani melaporkannya. Salah satu tantangan dalam membangun budaya pelaporan adalah kekhawatiran terhadap konsekuensi yang mungkin muncul setelah laporan dibuat.

Karyawan dapat merasa enggan menyampaikan laporan karena khawatir identitasnya diketahui, mendapat perlakuan yang tidak menyenangkan, atau mengalami retaliasi. Akibatnya, potensi masalah yang sebenarnya sudah diketahui oleh karyawan dapat tidak pernah sampai kepada pihak yang bertanggung jawab.

Ketika seorang karyawan mengetahui adanya perilaku yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan tetapi tidak memiliki saluran yang dirasa aman, ia mungkin memilih tidak melakukan apa-apa. Dalam jangka pendek, keputusan tersebut mungkin tidak langsung terlihat dampaknya. Namun, dalam jangka panjang, informasi yang tidak pernah tersampaikan dapat membuat perusahaan kehilangan kesempatan untuk mengidentifikasi dan menangani permasalahan sejak awal.

Ketika tidak terdapat saluran yang aman dan mudah digunakan, informasi tersebut berpotensi berhenti pada level individu dan tidak pernah menjadi informasi yang dapat ditindaklanjuti oleh perusahaan. Karena itu, keberadaan whistleblowing system dapat menjadi salah satu cara untuk membuka jalur komunikasi yang sebelumnya mungkin tidak tersedia. Karyawan memiliki tempat yang jelas untuk menyampaikan informasi, sementara perusahaan memiliki mekanisme untuk menerima dan menindaklanjutinya sesuai prosedur.

Whistleblowing System Membantu Perusahaan Mendengar Lebih Banyak

Perusahaan tentu memiliki berbagai mekanisme komunikasi seperti meeting, email, komunikasi dengan atasan, employee engagement survey maupun forum internal lainnya. Namun, tidak semua jenis informasi cocok disampaikan melalui kanal tersebut. Informasi mengenai dugaan pelanggaran, keluhan tertentu, atau persoalan yang sensitif membutuhkan ruang yang berbeda.

Dalam situasi seperti ini, whistleblowing system dapat menjadi salah satu saluran yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada perusahaan. Keamanan dan kerahasiaan menjadi bagian penting dalam sistem pelaporan. Salah satu pendekatan yang dapat diberikan adalah pilihan untuk melakukan pelaporan secara anonim.

Pelaporan anonim memberikan alternatif bagi karyawan yang memiliki informasi penting tetapi belum merasa nyaman mengungkapkan identitasnya. Di sisi lain, perusahaan tetap memperoleh informasi yang dapat menjadi dasar untuk melakukan pemeriksaan atau tindak lanjut sesuai dengan prosedur internal.

GIS SpeakUp menyediakan pilihan pelaporan secara anonim maupun menggunakan identitas. Dengan demikian, karyawan dapat menentukan cara yang sesuai untuk menyampaikan laporan berdasarkan kondisi yang mereka hadapi.

Whistleblowing system juga memiliki kaitan dengan upaya perusahaan dalam mendeteksi fraud. Berdasarkan ACFE Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations, 43% kasus fraud yang diteliti terungkap melalui tips. Data tersebut menunjukkan bahwa informasi yang berasal dari orang-orang di dalam organisasi dapat menjadi salah satu sumber penting dalam mendeteksi fraud.

Namun, whistleblowing system tidak seharusnya hanya diposisikan sebagai alat untuk mencari kesalahan. Sistem ini juga dapat menjadi bagian dari komunikasi internal yang memungkinkan perusahaan menerima informasi dari karyawan mengenai berbagai hal yang perlu diketahui dan ditindaklanjuti.

Mengenal GIS SpeakUp sebagai Digital Whistleblowing and Employee Reporting Platform

GIS SpeakUp merupakan Digital Whistleblowing System and Employee Reporting Platform yang menyediakan kanal digital bagi karyawan untuk menyampaikan berbagai informasi, mulai dari saran, masukan, keluhan hingga dugaan pelanggaran. Platform ini menyediakan pilihan pelaporan menggunakan identitas maupun secara anonim.

Setiap laporan dilengkapi dengan kode laporan dan kata sandi unik yang dapat digunakan untuk melacak status dan perkembangan laporan. Kode dan kata sandi hanya ditampilkan satu kali, sehingga perlu disimpan dengan baik dan tidak disebarluaskan. Karena keduanya hanya diketahui oleh pelapor dan tidak dapat dilihat kembali oleh pihak lain melalui sistem.

Laporan yang disampaikan melalui GIS SpeakUp terdokumentasi dalam sistem sehingga informasi yang masuk dapat dikelola dan ditindaklanjuti sesuai dengan proses yang berlaku di perusahaan. Karena itu, GIS SpeakUp tidak hanya digunakan untuk kebutuhan whistleblowing, tetapi juga dapat menjadi salah satu kanal bagi karyawan untuk menyampaikan saran, masukan, dan keluhan.

Dengan adanya sistem pelaporan digital yang terstruktur, informasi dari karyawan dapat disampaikan melalui jalur yang jelas. Bagi perusahaan, laporan yang masuk dapat menjadi sumber informasi untuk membantu proses identifikasi masalah dan menentukan tindak lanjut yang sesuai.

Pada akhirnya, penggunaan platform seperti GIS SpeakUp bukan sekedar tentang menerima laporan atau meningkatkan jumlah laporan. Lebih dari itu, platform ini dapat menjadi salah satu cara bagi perusahaan untuk mengetahui hal-hal yang mungkin tidak selalu terlihat dalam aktivitas sehari-hari, sekaligus menciptakan ruang komunikasi yang dapat dipercaya antara karyawan dan perusahaan.